Política de Privacidad de edubo

1. Quién es responsable de sus datos

En edubo conviven dos roles, y saber cuál aplica a cada dato dice ante quién ejercer sus derechos. El artículo 3 de la Ley 8968 llama responsable de una base de datos a quien es competente para decidir su finalidad, qué categorías de datos se registran en ella y qué tratamiento se les aplica; el Reglamento llama encargado a quien trata los datos por cuenta del responsable.

1.1 El centro educativo, responsable de su base de datos

Los datos de estudiantes, familias y personal que un centro educativo registra en edubo (la matrícula, la asistencia, las calificaciones, el expediente, los contactos de la familia, las comunicaciones) forman la base de datos del centro. Es el centro quien decide qué registra, con qué fin, por cuánto tiempo y a qué personas de su comunidad educativa les da una cuenta y con qué rol: por eso es el responsable de esa base de datos en los términos de la Ley 8968. En un centro público, el responsable es siempre la Administración (la dependencia del Ministerio de Educación Pública que lo administra), representada por su dirección, aunque la cuenta la haya creado una persona docente; en un centro privado, la persona física o jurídica propietaria del centro.

En edubo, el centro actúa por medio de quien lo administra: su dirección o, mientras el centro no tenga una dirección activa registrada, las personas docentes de su cuenta, que pueden administrarla (configurar la estructura académica, registrar estudiantes y familias, decidir los permisos del personal). Lo hacen por cuenta del centro y en ejercicio de su función, y eso no las convierte en responsables a título personal: la responsabilidad sobre la base de datos sigue siendo del centro. Que una persona docente pague el plan Conecta tampoco la hace responsable ni encargada del tratamiento. Cada persona cuyos datos están en esa base (también la persona que trabaja en el centro, respecto de su carga, sus horarios y sus permisos e incapacidades) ejerce sus derechos ante el centro, o ante la Empresa, que le da curso conforme a la sección 10.

La Empresa es el encargado del tratamiento de esa base de datos, en los términos del Reglamento a la Ley 8968: la aloja, la procesa y la protege por cuenta del centro, siguiendo sus instrucciones documentadas y las condiciones del Anexo A de los Términos de Servicio. La Empresa decide los medios técnicos con que presta el Servicio (la infraestructura y el país donde se alojan los datos, las copias de seguridad, las reglas de acceso de cada rol y el plazo de las bitácoras de seguridad) y los informa en esta Política y en el Anexo A; no decide para qué se registran los datos del centro ni cuáles, no los usa para fines propios y no los cede a terceros, salvo a los subencargados que se indican en la sección 6 y a las autoridades cuando la ley lo exija. La Empresa cumple por sí misma los deberes que la Ley 8968 y su Reglamento le imponen directamente como encargado, entre ellos la seguridad del artículo 10, la confidencialidad del artículo 11 y el aviso de un incidente de la sección 8, con independencia de que el centro haya formalizado el encargo.

1.2 La Empresa, responsable de los datos de la plataforma

La Empresa es la responsable, en los términos de la Ley 8968, de los datos estrictamente necesarios para administrar el Servicio como plataforma, porque es ella quien decide para qué existen y cómo se tratan: las credenciales y la seguridad de las cuentas, las sesiones y los dispositivos, los registros técnicos, la aceptación de los Términos, la facturación y las licencias, el soporte, los datos que usted nos da al visitar la portada pública de edubo o al escribirnos, y la cuenta de entrada de una persona que trabaja en varias escuelas, con sus credenciales, sus sesiones, sus invitaciones y sus constancias (cláusula 4.5 de los Términos). Respecto de esos datos usted ejerce sus derechos directamente ante la Empresa. Esa base de datos no se distribuye, no se difunde ni se comercializa.

Los datos de la cuenta de una persona estudiante (su código de acceso y su contraseña, sus sesiones y dispositivos, sus registros técnicos y la constancia de las reglas que se le mostraron) no forman parte de esa base: la cuenta la crea el centro para su función educativa, y esos datos forman parte de la base de datos del centro, que es su responsable. La Empresa los trata como encargado conforme al Anexo A de los Términos, únicamente para operar y proteger la cuenta.

1.3 Nuestros datos

• Razón social: - · Cédula jurídica: - (sociedad anónima en proceso de constitución conforme a las leyes de Costa Rica; el nombre y la cédula se publican en esta página en cuanto queden inscritos en el Registro Nacional). Mientras tanto, la Empresa no cobra ni factura ningún plan (cláusula 1.2 de los Términos).
• Domicilio social: San José, Costa Rica. La dirección exacta para notificaciones se publica en esta página con el lanzamiento comercial.
• Correo para avisos legales, reclamos y soporte: se publica en esta página con el lanzamiento comercial. Mientras no esté publicado, puede presentar por escrito cualquier solicitud, reclamo o aviso dirigido a la Empresa ante la dirección del centro educativo con el que se relaciona, para que lo haga llegar a la Empresa. Esa vía es adicional y voluntaria: la Empresa tiene su solicitud por recibida desde que usted la presentó en el centro, la atiende con independencia de lo que opine el centro, y nada de esto limita su derecho de acudir directamente a la Comisión Nacional del Consumidor, a la PRODHAB o a los tribunales.
• Correo del encargado de privacidad: se publica en esta página con el lanzamiento comercial. Mientras tanto, las solicitudes sobre datos personales se presentan por la vía indicada para el correo de avisos legales.

A la fecha de entrada en vigencia de esta versión la sociedad se encuentra en proceso de constitución. Su razón social y su cédula jurídica se publican en esta página en cuanto queden inscritas en el Registro Nacional, y constarán en todo comprobante electrónico que la Empresa emita. Mientras tanto, lo actuado en nombre de la sociedad se rige por lo que el Código de Comercio dispone para la sociedad en formación (cláusula 1.2 de los Términos). Ante la Empresa, ante el centro educativo y ante la PRODHAB (sección 10) puede usted ejercer sus derechos y presentar sus reclamos.

1.4 Inscripción ante la PRODHAB

Las bases de datos que la Empresa trata en edubo no se administran con fines de distribución, difusión ni comercialización: la de cada centro educativo existe únicamente para su función educativa y la de la plataforma para administrar las cuentas y el Servicio. Por eso, conforme al artículo 21 de la Ley 8968 y a su Reglamento, no están sujetas a inscripción en el registro de la PRODHAB. Si la PRODHAB llegara a requerir la inscripción de la base de datos de la plataforma, la Empresa la realizará; la inscripción de la base de datos de un centro, de ser exigida, corresponde al centro como responsable, y la Empresa le entregará la información que necesite para hacerla. Antes del lanzamiento comercial, la Empresa deja por escrito los procedimientos de actuación que describe la sección 8; desde entonces los aplica, los entrega a cualquier centro que los pida y a la PRODHAB cuando los requiera, y los presentará ante la PRODHAB como protocolo de actuación conforme al artículo 12 de la Ley 8968 y a su Reglamento. A la fecha de esta versión esa presentación no consta; esta sección indicará su fecha y su número en cuanto consten.

2. Qué datos tratamos

Tratamos únicamente los datos que el Servicio necesita para funcionar. Quién los registra se indica en cada caso: la Empresa no recolecta ninguno por iniciativa propia.

Identidad y contacto

Nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, número y tipo de documento de identidad, fecha de nacimiento y sexo, rol y centro al que pertenece. Los del personal y de los estudiantes los registra el centro; los de las familias, el centro o la propia familia; los de quien crea su cuenta, esa persona. De la fecha de nacimiento derivamos la edad, que no se guarda.

Datos académicos

Secciones y matrículas, listas de asistencia (presencias, ausencias, tardías, justificaciones y sus comprobantes), evaluaciones y calificaciones, marcas de instrumentos de observación, entregas de tareas y sus archivos, observaciones del personal, notas del cuaderno del docente, informes al hogar, informes descriptivos, recursos de revisión, nota anual y actas de promoción. Los registra el personal del centro; las entregas y los avisos, la familia o el estudiante. Son el apoyo del registro oficial del centro, que es el que determina la normativa educativa.

Conducta

Las faltas de conducta registradas conforme al Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes y de la Conducta, su proceso, los descargos, las resoluciones, sus adjuntos y la nota de conducta que resulta. Las registra el centro conforme al debido proceso de ese reglamento. Son datos de circulación restringida dentro del centro: los ve el personal que lleva el proceso, la dirección, el propio estudiante y su familia.

Familia y custodia

Los vínculos entre estudiantes y sus familiares o personas encargadas, sus teléfonos y papeles (a quién llamar primero, quién puede retirar al estudiante, quién ejerce la representación legal), y las restricciones que se registran a partir de una resolución judicial, una medida del PANI o una decisión del centro, con el documento que las respalda cuando se adjunta. Las restricciones son datos de circulación restringida, tratados por obligación legal del centro y con acceso limitado: las registra únicamente quien administra el centro en edubo (sección 1.1), y solo las ven la dirección y el personal que debe aplicarlas. Quien administra el centro puede registrar una restricción de forma preventiva, por decisión del centro, mientras valora un documento recibido o atiende una situación de riesgo para la persona estudiante. Cada restricción queda con quién la registró, cuándo, su tipo, su origen, el documento que la respalda si se adjuntó, su vigencia y, si se levanta, quién la levantó, cuándo y por qué; nunca se borra.

Expediente del estudiante

Dirección, alergias, medicamentos, condiciones de salud, centro de salud (EBAIS) y seguro, beneficios (beca, comedor, transporte), adecuación curricular, la exoneración de Educación Religiosa, y la lista de personas que el centro registró como autorizadas a retirar al estudiante, con la constancia de si el centro la confirmó, cuándo y quién; mientras no esté confirmada, el Servicio lo indica, y si la lista cambia, la confirmación se pierde hasta que el centro la vuelva a dar. Incluye datos sensibles (información de salud y condición socioeconómica) en los términos de la Ley 8968. Los registra el centro con la información que la familia le da, o la propia familia en la boleta de matrícula en línea cuando el centro habilita esa función. La decisión de entregar a la persona estudiante a otra persona corresponde siempre al centro (cláusula 11.5 de los Términos de Servicio).

Matrícula en línea

Cuando el centro abre un proceso de matrícula en línea, la boleta que la familia o el centro llenan: la identidad del estudiante, su domicilio, de dónde viene, su familia y quién lo retira, salud y apoyos, beneficios, la exoneración de Educación Religiosa, los documentos que se adjuntan (identificación, vacunas, domicilio, último año aprobado) y la declaración de quien la firma. La llena la familia o el personal del centro; la revisa y la resuelve el centro, que al matricular la escribe en el padrón y en el expediente. Los datos de una solicitud de primer ingreso, antes de que exista la matrícula, forman parte de la base de datos del centro que abrió el proceso, que es su responsable. Antes de que quien abre el enlace escriba nada, el Servicio le muestra, por cuenta del centro, un aviso de privacidad que identifica al centro como responsable de esos datos y dice que edubo los trata por su cuenta, y no le deja empezar hasta que marca que lo leyó. Las personas cuyos datos otra persona registra en una boleta (otra persona encargada, una persona autorizada a retirar a la persona estudiante, un contacto de emergencia) conservan íntegros sus derechos sobre esos datos y pueden ejercerlos ante el centro o ante la Empresa, por los medios de la sección 1.3, sin necesidad de tener una cuenta en el Servicio.

Accidentes

Los accidentes que la persona estudiante sufre en el centro, tal como los registra el personal después de atenderla: el día y la hora, el lugar, qué le pasó y dónde se lastimó, cómo pasó, qué se hizo, lo que el personal declara sobre si se comunicó con la familia, con quién y a qué hora, cómo siguió el día y, de forma opcional, una fotografía de la lesión (sección 4); junto con la confirmación de lectura que da la familia, quién lo registró, quién lo cambió por última vez y cuándo, si se corrigió y, si se anula, el motivo. Incluyen datos sensibles de salud. Los registra el centro en cumplimiento de su deber de cuidado, y los leen el personal que tiene acceso a la ficha del estudiante, el propio estudiante y su familia. El registro es una constancia posterior: no reemplaza el aviso inmediato que el centro da a la familia ni la atención de una emergencia (cláusula 11.4 de los Términos). El registro escrito no se borra: se anula con un motivo que la familia lee.

Imágenes y documentos

Las fotografías, los videos y los audios que el personal del centro sube (al portafolio, a una nota del cuaderno del docente, al registro de un accidente o al material de una clase) o que la familia o el estudiante adjuntan (a una entrega, a un comprobante o a la matrícula en línea), los documentos que el personal o la familia suben (comprobantes, dictámenes, resoluciones, identificaciones), las etiquetas de qué estudiantes aparecen en una fotografía del portafolio y el alcance de la autorización de imagen de cada estudiante tal como el centro lo registra a partir de la autorización escrita que la familia le dio y que el centro debe conservar. La Empresa no toma ni sube imágenes ni documentos: los sube quien usa la cuenta, que responde por ellos. La función de portafolio la pone a disposición la Empresa para todo el Servicio; mientras está disponible, cada centro decide si sube imágenes a ella y cuáles.

Comunicaciones

Los mensajes entre el centro y una familia, las citaciones, los comunicados y quién los leyó, los avisos de la familia (ausencias, uniforme), los avisos automáticos que el centro habilita, las atenciones a la familia registradas y los acuses. También los mensajes del grupo de cada sección entre el personal y las familias (con hasta dónde leyó cada persona, y los que el personal oculta o quien los escribió retira, que se conservan), las conversaciones entre el personal del centro, que pueden nombrar a un estudiante o a una sección, y las circulares y convocatorias al personal, con quién las leyó y qué contestó. Los escribe quien los envía. Cuando el centro activa un canal hacia la casa, el correo o el número de teléfono registrados y el estado del envío de cada aviso.

Documentos firmados

Cuando una persona del centro firma con su firma digital certificada una constancia, un informe o un acta, el documento firmado y los datos del certificado que la propia firma contiene (nombre, número de identificación, emisor y vigencia), junto con la verificación que hace el Servicio. La página pública de verificación muestra qué documento es, de qué centro, su estado y quién lo firmó, nunca datos del estudiante. Cuando una familia da el «Recibido» de un informe, la cuenta que lo dio, la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador; ese «Recibido» es una constancia de lectura y no una firma ni una notificación formal.

Personal del centro

La carga académica, los horarios, los permisos, las incapacidades y las licencias del personal, y las acciones de cada cuenta registradas en las bitácoras del Servicio. De un permiso, una incapacidad o una licencia, el motivo, su tipo, la nota, el comprobante y la resolución son datos sensibles de salud cuando se refieren a una enfermedad. Los ven la propia persona, quien lo registró y quien administra el centro en edubo: su dirección o, mientras el centro no tenga una dirección activa, las personas docentes que administran la cuenta (sección 1.1). La persona designada para cubrir las lecciones ve únicamente que la persona titular estará ausente, las fechas y el estado del trámite, sin el motivo ni el tipo; ese estado se dice con palabras distintas para un permiso o una capacitación, que se aprueba o se deniega, y para una incapacidad o una licencia, que se recibe o se devuelve, de modo que puede dejar ver a cuál de esos dos grupos pertenece. Cuando nadie cubre, el resto del personal ve en el calendario del centro que esas lecciones no se imparten por una incapacidad o un permiso del docente, sin el motivo, la nota ni el comprobante; cuando alguien cubre, las listas de asistencia de esos días indican quién cubrió a quién. La constancia del permiso que se imprime desde el Servicio contiene esos datos, y una vez impresa queda bajo la custodia de quien la imprimió y del centro. De una persona que trabaja en varias escuelas, cada escuela ve únicamente el perfil de la persona en esa escuela.

Cobros de un colegio privado

Cuando la plataforma habilita a un colegio privado la función de cobros, las tarifas, becas, cargos, pagos y recibos que el colegio registra y que la familia lee, y el comprobante de pago que la familia reporta. Los registra el colegio (su administración) o la familia. La Empresa no recibe dinero de las familias. El pago en línea de esos cobros todavía no está disponible, y mientras no lo esté el Servicio no trata ningún dato de un medio de pago para ellos; cuando se habilite, esta Política indicará el proveedor de pagos que recibe esos datos, y la familia lo verá antes de pagar. Son datos de acceso restringido: los lee la administración del colegio, la dirección en la medida en que la administración lo decida, y cada familia los suyos; las becas son un dato de condición socioeconómica, sensible, que solo ve quien administra los cobros.

Datos técnicos y de la cuenta

Contraseña (guardada solo como hash), código de acceso, sesiones y dispositivos (tipo de cliente, identificador de la instalación, nombre del dispositivo, versión de la app y del sistema, dirección IP, última actividad), el identificador que el teléfono asigna para recibir avisos si usted los permite y sus preferencias de avisos, registros de los pedidos con su identificador, registros de quién abrió cada archivo, y las constancias de aceptación de los Términos y de esta Política (fecha, versión, cliente, IP). Los de la cuenta de una persona estudiante forman parte de la base de datos del centro (sección 1.2). En la App, los permisos de cámara y de fotos se piden únicamente cuando usted elige adjuntar un archivo, y la imagen se envía al Servicio solo cuando usted confirma el envío.

Pagos y licencias

Qué plan tiene cada centro o docente, su origen (pago, pago en línea, patrocinio, cortesía), el monto, la fecha, la referencia del pago y los datos de facturación que exige el comprobante electrónico (nombre o razón social, tipo y número de identificación, correo). Los datos de la tarjeta o del medio de pago los recibe únicamente la pasarela de pagos indicada en la sección 6; la Empresa no los recibe ni los guarda.

No recolectamos datos de geolocalización, ni de contactos del teléfono, ni biométricos, ni accedemos a la cámara o a las fotos del dispositivo salvo cuando usted elige adjuntar un archivo.

Quien registra en edubo datos de otra persona (el personal del centro, o una familia que registra a otro contacto o adjunta un archivo) es quien los recolecta por cuenta del centro, y declara que son veraces, exactos y pertinentes para la función educativa y que cuenta con la autorización necesaria, conforme a los principios de la Ley 8968; la Empresa no los verifica. Quien interviene en el tratamiento mantiene sobre esos datos el deber de confidencialidad del artículo 11 de la Ley 8968, también después de dejar el centro.

3. Para qué los usamos y con qué base legal

Usamos los datos para los siguientes fines, y para ninguno más:

• Prestar el Servicio al centro educativo: llevar la asistencia y las calificaciones, administrar el año escolar, comunicar al centro con las familias, emitir los documentos escolares y mostrar a cada persona lo que su rol le permite ver.
• Administrar y proteger las cuentas: autenticar a las personas, mantener las sesiones, detectar y prevenir accesos no autorizados y abusos, y guardar las bitácoras que permiten saber quién hizo qué.
• Enviar las comunicaciones que el centro ordena y las que la cuenta necesita (una clave temporal, un enlace para volver a entrar, un aviso de seguridad).
• Gestionar los planes: registrar licencias, procesar pagos, emitir comprobantes electrónicos, cumplir las obligaciones tributarias y contables de la Empresa y atender devoluciones.
• Brindar soporte y resolver problemas técnicos.
• Cumplir la ley y atender requerimientos de autoridades competentes (cláusula 15 de los Términos).
• Mejorar el Servicio con estadísticas agregadas que no identifican a ninguna persona (cuántos centros usan edubo, cuántas listas se pasan, qué funciones se usan).

La base legal

La Ley 8968 exige el consentimiento informado de la persona, expreso y por escrito (físico o electrónico), para tratar sus datos, salvo las excepciones que la propia ley prevé. En edubo:

• Los datos que el centro educativo registra se tratan con el consentimiento que el centro recaba de las personas (y, para los estudiantes menores de edad, de quien ejerce su representación legal) y en cumplimiento de las obligaciones que la normativa educativa le impone al centro (llevar registros de asistencia, de evaluación y de conducta, mantener el expediente del estudiante, comunicarse con las familias), que la Ley 8968 reconoce como datos que deben entregarse por disposición legal. Esa disposición legal no alcanza a los datos sensibles, que siguen las reglas propias de los puntos siguientes. El centro es responsable de contar con esa base legal.
• Los datos de su cuenta y los datos técnicos, cuando usted tiene capacidad para contratar, se tratan con el consentimiento que usted expresa al aceptar esta Política, porque son necesarios para prestar el Servicio que usted o su centro pidieron y para mantenerlo seguro, y en cumplimiento del deber de seguridad del artículo 10 de la Ley 8968. Los de la cuenta de una persona estudiante forman parte de la base de datos del centro (sección 1.2) y se tratan con la base legal del centro: el consentimiento de quien ejerce la representación legal de la persona estudiante, que el centro recaba con el Anexo B, y las obligaciones que la normativa educativa le impone. La persona estudiante menor de edad no consiente nada por sí misma.
• Los datos sensibles de la persona estudiante (salud, adecuaciones, condición socioeconómica) se tratan únicamente en los casos que el artículo 9 de la Ley 8968 permite. La regla es el consentimiento expreso, informado y específico para cada categoría (los datos de salud que la familia entrega, la adecuación curricular que el comité de apoyos resuelve con la familia y los beneficios de beca, comedor o transporte), que el centro recaba de la persona titular o de quien ejerce su representación legal antes de registrarlos (Anexo B, casilla de datos sensibles). Los datos de salud indispensables para atender una emergencia de la persona estudiante (una alergia, un medicamento que necesita) pueden registrarse además para salvaguardar su vida o su integridad mientras ese consentimiento se obtiene, con acceso limitado al personal que debe atenderla. Los datos de condición socioeconómica no quedan cubiertos por esa excepción, y el centro se obliga a no registrarlos sin el consentimiento expreso. Su acceso está restringido al personal que los necesita para su función. Ninguna persona está obligada a suministrarlos, y el centro informa qué pasa si no los entrega.
• El registro escrito de un accidente es parte del deber de cuidado y custodia que la ley le impone al centro sobre la persona estudiante: se hace para salvaguardar su integridad, para atenderla y para dar cuenta a su familia de lo que pasó y de lo que se hizo, no depende de un consentimiento y se limita a lo indispensable para esos fines. La fotografía de una lesión no es necesaria para salvaguardar la vida ni la integridad de nadie: el personal solo debe adjuntarla con la autorización escrita específica de quien ejerce la representación legal (Anexo B), y el centro la retira si esa autorización se revoca.
• Los datos sensibles del personal (el motivo de salud de una incapacidad o de una licencia, y su comprobante) se tratan con el consentimiento expreso de la propia persona: lo da al registrarlos ella misma en el Servicio, después de que esta Política le informa quién los ve (sección 2) y dónde se alojan (sección 7), o por escrito a la dirección, que debe recabarlo antes de registrarlos a partir del documento que la persona le entregó. Registrarlos en edubo es voluntario: la obligación de entregar una incapacidad a su patrono no la obliga a registrarla en edubo. Puede entregar el documento en papel a la dirección y dejar en edubo solo que esos días no tiene lecciones, con el motivo genérico «incapacidad o permiso del docente», sin indicar cuál.
• Las medidas judiciales y del PANI y las restricciones del vínculo familiar son datos de circulación restringida, tratados por el centro en cumplimiento de la resolución que las dicta y para el ejercicio y la defensa de los derechos de la persona estudiante: las registra únicamente quien administra el centro en edubo a partir del documento que las respalda o de la decisión preventiva del centro, solo las ven la dirección y el personal que debe aplicarlas, y la persona a la que se refieren puede ejercer sobre ellas sus derechos ante el centro.

Lo que NO hacemos

• No vendemos ni alquilamos datos personales, ni comercializamos ninguna base de datos.
• No mostramos publicidad de terceros ni usamos los datos para publicidad fuera del Servicio. Lo único parecido ocurre dentro de la cuenta de una persona del personal del centro: el Servicio le puede ofrecer un plan de edubo mencionando una cifra de su propio trabajo que ella ya ve en su pantalla, sin nombrar a ningún estudiante, como lo describe el Anexo A de los Términos. A una familia o a un estudiante nunca se le ofrece un plan.
• No elaboramos perfiles de estudiantes, familias ni docentes con fines comerciales.
• No usamos los datos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre nadie. El Servicio calcula cifras (una nota de periodo, una banda de asistencia, una alerta de ausentismo, una nota de conducta) con las reglas del Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes y de la Conducta, la tabla de evaluación que aplica el centro, las reglas que el centro configura y los datos que el centro registró, y las muestra; ninguna de esas cifras produce por sí misma un efecto jurídico. La calificación, el cierre de un periodo, la transcripción a un registro oficial, la promoción y toda decisión sobre una persona son actos de una persona del centro, a quien corresponde revisar las cifras antes de decidir; el Servicio registra quién cerró un periodo o levantó un acta, y cuándo.
• No enviamos datos al Ministerio de Educación Pública ni a ninguna autoridad por iniciativa propia: el centro transcribe lo que corresponde a los sistemas oficiales, con sus propias credenciales. La única excepción es la denuncia de un hecho que pueda constituir un delito, en particular contra una persona menor de edad (sección 4 y cláusula 15.4 de los Términos). Ante una autoridad actuamos conforme a la cláusula 15 de los Términos.

4. Estudiantes menores de edad

La mayoría de los estudiantes de edubo son niñas, niños y adolescentes. Sus datos están en edubo porque el centro educativo los registra para cumplir su función educativa, y el centro es el responsable de contar con el consentimiento informado de quien ejerce la representación legal de cada estudiante (la madre y el padre en ejercicio de la autoridad parental, o la persona tutora o quien la autoridad judicial o el Patronato Nacional de la Infancia haya designado), conforme a la Ley 8968, al Código de Familia y al Código de la Niñez y la Adolescencia. Una persona registrada solo como contacto de la familia no puede dar ese consentimiento por el estudiante. Tampoco adquiere esa condición quien, al llenar una boleta de matrícula en línea, se declara persona encargada legal: lo que la boleta declara no la convierte en esa persona, y el centro debe verificar quién ejerce la representación legal, con la documentación que exige la normativa de matrícula, antes de aceptar la solicitud y de registrar cualquier vínculo o autorización de retiro. El centro informa a las familias con el aviso del Anexo B de esta Política o uno equivalente, y conserva la constancia.

Si usted ejerce la representación legal de una persona estudiante y otra persona la registró en una solicitud de matrícula en línea sin su autorización, avísenos conforme a la cláusula 13.7 de los Términos de Servicio: en cuanto recibamos el aviso inhabilitaremos el enlace privado de esa solicitud mientras el centro lo revisa, y conservaremos la solicitud y sus registros como prueba.

Las cuentas de estudiantes las crea el centro, que debe informar antes a quien ejerce la representación legal y recabar su consentimiento (Anexo B); un estudiante no puede registrarse por su cuenta. Lo único que un estudiante escribe en edubo es lo que su cuenta le permite hacer (entregar una tarea, marcar que la hizo), y no le pedimos ningún dato sobre su persona. Como toda cuenta, la suya genera datos técnicos (sus sesiones, el dispositivo desde el que entra, la dirección IP, la fecha de su última actividad y la constancia de las reglas que se le mostraron), que forman parte de la base del centro y que la Empresa usa únicamente para operar y proteger la cuenta, en los plazos de la sección 9. Al entrar, la persona estudiante menor de edad ve las reglas de uso y esta Política y marca que las leyó; ese gesto no es un consentimiento ni un contrato (cláusula 2.3 de los Términos). La Empresa no dirige publicidad a menores de edad ni usa sus datos con ningún fin comercial.

Estudiantes mayores de edad. Cuando la persona estudiante cumple dieciocho años, es ella la titular de sus datos y quien ejerce los derechos de la sección 10. A partir de ese momento, el centro mantiene el acceso de su familia a su asistencia, sus calificaciones y su expediente únicamente con la autorización expresa de la persona estudiante, que el centro recaba y registra; si la persona estudiante no la da o la revoca ante el centro, el centro restringe el vínculo de la familia desde su cuenta. El Anexo B incluye la versión del consentimiento que firma la propia persona estudiante mayor de edad.

La imagen, la privacidad y la integridad de las personas menores de edad tienen protección reforzada en el Código de la Niñez y la Adolescencia y en el artículo 47 del Código Civil. La Empresa no toma ni sube fotografías, videos ni audios: los sube el personal del centro, que debe contar antes con la autorización escrita de quien ejerce la representación legal del estudiante (el Anexo B incluye un modelo), o la propia familia o el estudiante al entregar una tarea o un comprobante. Según dónde se suba, el Servicio la muestra así:

• En el portafolio, una fotografía se muestra a una familia solo si quien la subió decide compartirla con esa familia y el centro registró el consentimiento de imagen de ese estudiante y de todos los demás que aparecen en ella, en el alcance que cada familia otorgó. Dentro del centro la ven, sin ese control, la dirección y el personal docente que tiene en sus secciones a alguno de los estudiantes que aparecen en ella, porque el portafolio es el registro pedagógico del aula.
• En una nota del cuaderno del docente, la fotografía la ven quien escribió la nota y quien administra el centro en edubo (sección 1.1) y, solo si quien la escribió decide compartirla, el propio estudiante y su familia.
• En el registro de un accidente, la fotografía de la lesión es opcional, y el personal solo debe adjuntarla con la autorización escrita específica de quien ejerce la representación legal (Anexo B). La ven únicamente el personal del centro que tiene acceso a la ficha del estudiante, el propio estudiante y su familia; el Servicio no la muestra fuera del registro del accidente y de su reporte imprimible. Debe mostrar solo al estudiante del registro y lo necesario para entender la lesión. No se rige por la autorización de imagen de las actividades escolares, y quien ejerce la representación legal puede pedir en cualquier momento, al centro o a la Empresa (cláusula 13.7 de los Términos), que se retire y se elimine.
• En el material de una clase, lo que el personal sube lo ven el personal del centro con acceso a esa clase, los estudiantes de esa clase y sus familias, y el Servicio no consulta ahí la autorización de imagen: ese control existe solo en el portafolio. El material está pensado para lecturas, guías, audios y enlaces; el personal no debe subir a él imágenes en las que pueda reconocerse a un estudiante sin la autorización de todas las familias de la clase para ese alcance, y quien las sube responde por ellas. Si una familia encuentra ahí una imagen sin su autorización, la Empresa inhabilita el acceso a ella en cuanto lo sabe, conforme a la cláusula 13.7 de los Términos.
• En una entrega o un comprobante que suben la familia o el estudiante, lo ven el personal del centro que lo necesita para su función, el propio estudiante y las personas de su familia que el centro vinculó y que no tienen una restricción.

Las familias también responden por lo que suben: una fotografía adjunta a una entrega o a un comprobante debe mostrar únicamente a la propia persona estudiante o lo necesario para la tarea; si en ella aparecen otras personas menores de edad, quien la sube declara contar con la autorización de quien ejerce su representación legal. La Empresa no verifica esa autorización.

Si una imagen suya o de una persona menor de edad a su cargo está en edubo sin autorización, pida al centro que la retire; también puede avisarnos directamente conforme a la cláusula 13.7 de los Términos de Servicio, y mientras el centro lo revisa inhabilitaremos el acceso a esa imagen de inmediato y, en todo caso, dentro de las veinticuatro horas siguientes al aviso. Si un contenido muestra a una persona menor de edad en una situación que pueda constituir un delito, aplicamos el procedimiento especial de esa misma cláusula: inhabilitamos de inmediato todo acceso, y en todo caso dentro de las veinticuatro horas siguientes al aviso; no lo abrimos, no lo mostramos a nadie ni hacemos ninguna copia nueva; lo aislamos únicamente para entregarlo a la autoridad; a más tardar el día hábil siguiente lo denunciamos ante el Ministerio Público o el Organismo de Investigación Judicial y lo ponemos en conocimiento del Patronato Nacional de la Infancia; y no conservamos ninguna copia después de entregarlo, salvo que la autoridad lo ordene. Para avisarnos basta decir dónde está: nunca descargue, reenvíe ni adjunte ese contenido.

5. Quién ve qué

El acceso a los datos lo decide el rol de cada cuenta dentro de su centro, y la separación entre centros está impuesta en la base de datos, no solo en la pantalla:

• Un centro nunca ve los datos de otro. Las restricciones de la base de datos hacen imposible registrar una matrícula, una asignación o un vínculo entre dos centros distintos. La dirección de una escuela ve únicamente el perfil de una persona en esa escuela, nunca sus otras escuelas.
• Dos cuentas de una misma escuela tampoco se ven entre sí. Cuando varias personas de una misma escuela crean cada una su cuenta en edubo (por ejemplo, dos docentes que se registraron por su cuenta y eligieron el mismo centro del catálogo del MEP), cada cuenta guarda sus datos aparte y ninguna ve los de la otra. Lo único que comparten es el plan del centro, que vale para todas sus cuentas (cláusula 7.2 de los Términos).
• La dirección ve toda la información de su centro. Mientras el centro no tenga una dirección activa, las personas docentes que administran la cuenta ven, como la dirección, la información de todo el centro (sección 1.1).
• Cada docente ve las secciones en las que da clases: la asistencia y las calificaciones de sus materias, la ficha de sus estudiantes (con el expediente, para poder atender una emergencia y conocer una adecuación) y la familia a la que llamar. No ve las observaciones privadas de otros docentes ni el motivo, el tipo, la nota ni el comprobante de los permisos e incapacidades de sus colegas. Si la dirección la designa para cubrir las lecciones de una colega, ve únicamente que esa colega estará ausente, las fechas y el estado del trámite (sección 2). Las conversaciones entre el personal las leen únicamente quienes participan en ellas, tampoco la dirección.
• Cada familia ve únicamente a sus propios hijos o hijas: su asistencia, sus calificaciones y tareas, su horario y su sección (con el nombre de la persona docente de cada clase), los comunicados y mensajes que le dirigen, su expediente (incluido el domicilio registrado) y su propio vínculo. No ve los datos ni los nombres de otros familiares, ni los nombres de otros estudiantes, salvo en una actividad o un cumpleaños del grupo (el nombre y el día, nunca el año ni la edad), en un comunicado dirigido al grupo, en una fotografía del portafolio que el centro compartió con la autorización registrada de todas las familias que aparecen en ella, o en un contenido que el personal haya subido al material de una clase, donde ese control no existe y quien lo sube responde por él (sección 4). En el grupo de la sección de su hijo o hija, cada familia ve los mensajes del personal y los de las otras familias de la sección desde que su estudiante entró a ella, con el nombre de quien escribe y el nombre de pila del estudiante del que es familia; nunca el teléfono ni el correo de nadie, ni la lista de las otras familias. Todas las personas de la familia con un vínculo registrado y sin restricción ven la misma información escolar del estudiante. Las observaciones del personal llegan a la familia solo cuando quien las escribió decide compartirlas. Qué persona de la familia tiene acceso lo deciden el vínculo y las restricciones que el centro registra (cláusula 11.9 de los Términos).
• Cada estudiante ve su propia información, sin los datos de contacto de su familia.
• La administración de un colegio privado ve los cobros del colegio y decide qué ve de ellos la dirección; no lee expedientes, notas ni asistencia.
• La administración de una red ve indicadores agregados de sus sedes (cuántos faltaron, cuántas listas quedaron sin pasar) y los informes que la sede entrega a la supervisión, con la base legal que la sede declara al incorporarse (cláusula 10 de los Términos); nunca el expediente de una persona.
• El personal de la Empresa accede a la consola de la plataforma (qué centros existen, cuántas cuentas tienen, su plan y su actividad agregada) y, solo cuando hace falta para el soporte técnico, la seguridad o una obligación legal, a los datos de un centro, con registro de acceso. Toda persona que trabaja para la Empresa y que puede intervenir en el tratamiento está sujeta al deber de confidencialidad del artículo 11 de la Ley 8968, lo firma como condición de su contrato y lo conserva después de dejar la Empresa; la misma obligación se impone por contrato a los subencargados de la sección 6. No leemos el contenido de las comunicaciones salvo en esos casos.
• Las restricciones del vínculo (por una resolución judicial, una medida del PANI o una decisión preventiva del centro) las registra quien administra el centro en edubo. La restricción de no compartir información se aplica en el mismo instante en que queda registrada, aunque la persona tenga una sesión abierta: deja de ver al estudiante, su teléfono deja de aparecer en la lista de a quién llamar y deja de recibir los mensajes, comunicados y avisos que le llegaban por ese estudiante. La de no contactar saca su teléfono de esa lista y detiene esos mensajes, comunicados y avisos, y la de no retirar la quita de las personas autorizadas a retirar al estudiante; ninguna de esas dos impide, por sí sola, ver la información. Hasta que el centro registra la restricción, la persona con vínculo ve la información como cualquier otra; por eso el centro se obliga a registrarla sin demora (cláusula 6 de los Términos).

Los archivos (comprobantes, entregas, fotografías, documentos) no tienen enlaces públicos: cada vez que alguien abre uno, el Servicio comprueba que puede verlo y registra quién lo abrió.

6. Con quién compartimos los datos

Compartimos datos personales únicamente en estos casos:

• Con las personas de su propio centro a las que su rol les permite verlos, conforme a la sección 5, y con la red de la que el centro es sede, en los términos de esa sección.
• Con los proveedores que tratan datos por cuenta nuestra (los «subencargados»), bajo contratos escritos que les imponen obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado a su función, conforme al Reglamento a la Ley 8968. Son los siguientes; la lista indica qué recibe cada uno y en qué país trata los datos:

• Con autoridades competentes, cuando una ley, una orden judicial o una resolución administrativa válida lo exijan (por ejemplo, un juzgado, el Ministerio Público, el Organismo de Investigación Judicial, el PANI o la PRODHAB), en la medida requerida y conforme a la cláusula 15 de los Términos: el contenido de las comunicaciones y de los documentos privados se entrega únicamente con una orden de la autoridad judicial competente, conforme al artículo 24 de la Constitución Política; los datos de identificación y los registros técnicos, ante un requerimiento escrito, fundado y válido. Cuando la ley lo permita, avisaremos al centro afectado. La Empresa puede además denunciar por iniciativa propia un hecho que pueda constituir un delito y, cuando se trata de material que involucre a una persona menor de edad en un delito, lo denuncia conforme al procedimiento especial de la cláusula 13.7 de los Términos.
• Con el Ministerio de Hacienda, los datos de facturación de quien paga un plan, en los comprobantes electrónicos que exige la normativa tributaria de Costa Rica.
• Con un sucesor. Si la Empresa transfiere edubo a la sociedad anónima una vez inscrita, a una sociedad del mismo grupo de interés económico o sucesora, o en una fusión, adquisición o venta de activos, los datos se tratarán bajo esta misma Política y con los mismos fines. Para la base de datos de cada centro educativo, avisaremos al centro con al menos treinta (30) días de antelación; el centro, como responsable, puede objetar por motivos fundados y, de no haber acuerdo, terminar la relación y exportar su información conforme a los Términos, de modo que ningún dato de su base pase al sucesor sin su decisión. Para los datos de los que la Empresa es responsable, pediremos su consentimiento expreso dentro del Servicio cuando el artículo 14 de la Ley 8968 lo exija, y le informaremos de la identidad del sucesor. Sus derechos no se reducen por ese cambio.

Nunca compartimos datos con fines de publicidad ni los vendemos. No compartimos datos con el MEP ni con ninguna otra institución por iniciativa propia.

7. Dónde se guardan: el alojamiento fuera de Costa Rica

La Empresa tiene su domicilio en Costa Rica, pero el Servicio se aloja y se procesa en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, operados por el proveedor de infraestructura indicado en la sección 6. Ese proveedor es un subencargado: trata los datos únicamente por cuenta de la Empresa y, a través de ella, del centro educativo responsable, bajo un contrato escrito que le impone obligaciones de confidencialidad, de seguridad y de uso limitado a la prestación del Servicio, no menos protectoras que las del Anexo A de los Términos, y no decide sobre los datos ni los usa para fines propios. Conforme a las definiciones del Reglamento a la Ley 8968, la transferencia es el traslado de datos a otro responsable o a un tercero, y el encargado y el subencargado que tratan los datos por cuenta del responsable, bajo contrato, no son ninguno de los dos: la Empresa no le transfiere a nadie los datos de la base de un centro, sino que los aloja por cuenta del centro en la infraestructura que los Términos y el Anexo A describen.

Porque los datos salen del territorio costarricense, la Empresa suma además estas garantías frente al artículo 14 de la Ley 8968: (a) al aceptar esta Política usted autoriza de forma expresa el alojamiento de los datos de su cuenta en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, en las condiciones descritas; como el Servicio se presta únicamente desde esa infraestructura, no es posible usar una cuenta sin ese alojamiento, y revocar la autorización implica cerrar su cuenta conforme a la cláusula 19.2 de los Términos. Esa autorización no se extiende a los datos sensibles: un dato sensible suyo que se registre en la base de datos de un centro (por ejemplo, el comprobante de una incapacidad) lo trata el centro, como responsable de ese registro, con el consentimiento expreso que usted le da, que no se entiende otorgado por la aceptación de esta Política; (b) respecto de los datos de los estudiantes y de sus familias, el centro educativo, como responsable, se obliga a informar a las personas de ese alojamiento antes de registrar sus datos, a recabar de ellas, o de quien ejerce la representación legal de los estudiantes menores de edad, la autorización expresa (el Anexo B incluye el texto), y a conservar la constancia y exhibirla a la persona, a la Empresa o a la PRODHAB cuando se la pidan; y (c) la Empresa se obliga a que su proveedor mantenga las medidas de protección de esta Política y del Anexo A, y responde ante las personas, ante el centro y ante la PRODHAB por el tratamiento que ese proveedor realice como si fuera propio.

La Empresa es una sociedad costarricense sujeta de pleno derecho a la Ley 8968, a su Reglamento y a la supervisión de la PRODHAB, en su condición de encargado del tratamiento de las bases de datos de los centros educativos y de responsable de la base de datos de la plataforma, también respecto de los datos alojados en el exterior. La protección de esos datos descansa en esa sujeción, en el contrato con el proveedor de alojamiento, cuyas condiciones de tratamiento de datos entregamos a cualquier centro que las pida, en el cifrado de las comunicaciones y de los archivos y en las demás medidas de la sección 8.

8. Cómo los protegemos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales a la sensibilidad de los datos, conforme al artículo 10 de la Ley 8968. Entre ellas:

• Toda comunicación con el Servicio viaja cifrada (TLS). Los archivos se almacenan en infraestructura con cifrado en reposo del proveedor.
• Las contraseñas se guardan únicamente como hash (bcrypt); nadie, ni el personal de la Empresa, puede leerlas. Cambiar una contraseña cierra las demás sesiones abiertas; cerrar todas las sesiones corta en el acto cualquier acceso.
• Las sesiones usan tokens de corta duración que se renuevan con rotación; un token reutilizado cierra la sesión comprometida. En la web, el token de renovación viaja en una cookie que ningún script puede leer.
• El acceso está controlado por rol, y el aislamiento entre centros y la coherencia de los datos están impuestos por restricciones de la propia base de datos, no solo por el programa.
• Los archivos no tienen enlaces públicos: cada lectura pasa por el control de acceso y queda registrada.
• Los cambios de calificaciones y de evaluaciones, los cierres de periodo y sus correcciones, los recursos de revisión, las solicitudes de matrícula en línea, los cobros y otros actos importantes quedan en bitácoras que no se pueden editar ni borrar (quién, qué y cuándo). De la tabla de evaluación que el centro ajusta se conservan quién dejó vigentes sus porcentajes y cuándo, y la tabla aplicada a cada nota de periodo queda guardada, con las notas, en la constancia del cierre de ese periodo. De otros registros, como el de un accidente, se conservan quién los creó, quién los cambió por última vez y cuándo, y quién los anuló y por qué, pero no el valor anterior de cada campo; y los registros técnicos guardan quién abrió cada archivo. Esas bitácoras y constancias son documentos electrónicos con la fuerza probatoria que les reconoce la Ley 8454.
• Límites de intentos de ingreso, de pedidos por cuenta y de subidas, para frenar ataques automatizados.
• Copias de seguridad periódicas y pruebas automáticas del Servicio antes de cada cambio.
• El personal de la Empresa accede a los datos de producción solo cuando es necesario, con cuentas nominales, registro y el deber de confidencialidad del artículo 11 de la Ley 8968, que firma por escrito y conserva después de dejar la Empresa.

Ningún sistema es completamente seguro: la Empresa no promete un resultado imposible, pero responde por cumplir el deber de seguridad del artículo 10 de la Ley 8968 respecto de los datos que trata. Si tomamos conocimiento de una vulneración de seguridad que afecte datos personales (un acceso no autorizado, una pérdida, una alteración o una divulgación de datos), la contendremos y avisaremos al centro educativo afectado sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de las 48 horas siguientes a conocerla, con la información disponible en ese momento sobre su naturaleza, los datos y las personas afectadas, las medidas tomadas y las recomendadas, y completaremos esa información a medida que la investigación avance. El centro, como responsable, informa a las personas afectadas y a la PRODHAB dentro de los cinco días hábiles que fija el artículo 38 del Reglamento a la Ley 8968, contados desde que ocurrió la vulneración, con la información mínima de su artículo 39; nosotros le damos toda la información y la asistencia necesarias para hacerlo en tiempo, y el centro no puede instruirnos que omitamos ese aviso.

Si el centro no tiene dirección registrada, no responde a nuestro aviso dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes, nos dice que no puede hacer las notificaciones o la vulneración involucra a la propia dirección del centro, la Empresa informa directamente a las personas afectadas, con los datos de contacto que el centro registró, y a la PRODHAB, dentro de ese plazo o, si ya venció cuando tomamos conocimiento de la vulneración, de inmediato. Si la vulneración afecta datos de los que la Empresa es responsable, avisamos directamente a las personas afectadas y a la PRODHAB en ese mismo plazo. Cada persona afectada puede pedirnos que le informemos por escrito qué datos suyos quedaron expuestos, durante cuánto tiempo y, en lo que nuestros registros permitan saberlo, si alguien los consultó y desde qué cuenta.

La Empresa mantiene procedimientos internos escritos para la recolección, el almacenamiento, el manejo y la eliminación de los datos personales, la atención de los derechos de las personas y la respuesta a incidentes de seguridad, y los revisa al menos una vez al año. El artículo 12 de la Ley 8968 prevé que quien trata datos personales emita un protocolo de actuación y lo inscriba ante la PRODHAB, y su Reglamento lo exige a quien es responsable de una base de datos: la Empresa, como responsable de la base de datos de la plataforma, convierte esos procedimientos en su protocolo, lo presenta para su inscripción ante la PRODHAB en cuanto la sociedad quede inscrita en el Registro Nacional, y publicará en esta Política el número y la fecha de la inscripción cuando la PRODHAB la otorgue. Mientras tanto, esos procedimientos rigen igual dentro de la Empresa. Como encargado, la Empresa cumple el protocolo que cada centro le transmita, y entrega sus procedimientos al centro que los pida para preparar el que el Reglamento le exige como responsable.

Usted también protege sus datos: no comparta su contraseña ni su código de acceso, cierre la sesión en una computadora compartida y avise al centro si pierde el papel con sus credenciales. El acceso no autorizado a una cuenta ajena, y la difusión de datos personales obtenidos de ella, son delitos conforme al Código Penal de Costa Rica. Si descubre una vulnerabilidad de seguridad en edubo, repórtela de forma responsable (cláusula 12 de los Términos).

9. Cuánto tiempo los conservamos

Datos de la base de datos del centro

Mientras el centro mantenga su cuenta en edubo. Dar de baja a una persona no borra su historial escolar (asistencia, calificaciones, actas): el centro tiene que poder responder por él, y la normativa educativa le exige conservarlo. El centro decide cuándo pedir el cierre de su cuenta.

Al cerrarse la cuenta del centro

El centro puede exportar su información durante 90 días; después eliminamos la información de los sistemas en producción, y las copias de seguridad se eliminan en su ciclo normal, en un plazo máximo de 180 días adicionales (cláusula 19.5 de los Términos), salvo lo que la ley, una autoridad o un proceso en curso obliguen a conservar. Si el centro es público, sus registros son documentos de la Administración, que los custodia conforme a la Ley del Sistema Nacional de Archivos (Ley 7202) y a la normativa que le aplica: la Administración conserva en todo momento el derecho a obtener la copia completa de la cláusula 19.4 de los Términos y a instruir a la Empresa sobre su devolución y su eliminación, y la Empresa no elimina su información antes de haberle entregado esa copia o de recibir su instrucción escrita.

Solicitudes de matrícula en línea

Una solicitud resuelta se conserva como parte del expediente de matrícula del centro, conforme a la normativa que le aplica. Una que nunca se mandó queda a disposición del centro, que puede eliminarla, y deja de poder abrirse con su enlace privado cuando ese enlace vence; el centro o la Empresa pueden cortar el enlace antes. Desde que la Empresa recibe un aviso conforme a la cláusula 13.7 de los Términos, un reclamo o una orden de una autoridad sobre una solicitud, la conserva con acceso restringido y únicamente como prueba, aunque nunca se haya mandado.

Datos de su cuenta

Mientras la cuenta exista. Las sesiones vencidas y los enlaces de recuperación se purgan periódicamente, y la fecha de la última actividad se reemplaza cada vez que la cuenta se usa.

Registros técnicos

Los registros de pedidos, de acceso a archivos y de seguridad se conservan hasta doce (12) meses. Desde que la Empresa recibe un aviso conforme a las cláusulas 13.7 o 13.8 de los Términos, un reclamo o un requerimiento de una autoridad, los registros relacionados con ese contenido o con esa cuenta se aseguran y se conservan, con acceso restringido, hasta que el trámite concluya y, si hay un proceso judicial o administrativo, hasta que su resolución quede firme; no se purgan mientras tanto.

Constancias de aceptación

De quien tiene capacidad para contratar, mientras exista la cuenta y, después, durante los plazos de prescripción de las acciones legales (hasta diez años), porque son la prueba de la aceptación. La de una persona estudiante menor de edad no es una aceptación contractual (cláusula 2.3 de los Términos): registra cuándo se le mostraron estos documentos y desde dónde, y se conserva solo mientras exista su cuenta.

Pagos, comprobantes y licencias

Durante los plazos que exigen la normativa tributaria y contable de Costa Rica para los comprobantes electrónicos y los registros contables.

Contenido retirado o puesto a disposición de una autoridad

Mientras la autoridad lo ordene o el proceso dure, con acceso restringido y únicamente como prueba (cláusulas 13.7 y 15 de los Términos).

Estadísticas agregadas

Indefinidamente, porque no identifican a ninguna persona.

10. Sus derechos

La Ley 8968 le reconoce, respecto de sus datos personales y de los de las personas menores de edad que usted representa legalmente, el derecho a:

• Acceder: saber qué datos suyos existen, de dónde salieron, para qué se usan, con quién se compartieron y qué sistema o método de tratamiento se les aplica.
• Rectificar y actualizar: corregir un dato inexacto, incompleto o desactualizado.
• Suprimir: pedir la eliminación de datos cuyo tratamiento no esté justificado, haya terminado o se haya hecho contra la ley.
• Revocar el consentimiento: retirar en cualquier momento el consentimiento que dio, sin efecto retroactivo sobre lo ya tratado.
• Consentir o negar la cesión de sus datos a terceros.

Además de lo que la ley exige, la Empresa se compromete a: no tomar decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre nadie (sección 3); entregarle, a su pedido, una copia de la información que edubo tiene de usted en un formato legible; y atender su objeción a un tratamiento concreto cuando no exista una obligación legal que lo imponga.

Cómo se calculó una cifra. Si una cifra calculada por el Servicio, como una nota de periodo, le parece inexacta, usted tiene derecho a conocer cómo se calculó: la tabla de evaluación aplicada y su origen (la tabla nacional del reglamento de evaluación o un ajuste del centro, con quién dejó vigentes esos porcentajes y cuándo), los componentes y sus porcentajes, las evaluaciones y las notas que entraron en la cuenta y, si el periodo está cerrado, la constancia del cierre con la tabla y las notas tal como se cerraron. Pídalo al centro, que es el responsable y quien atiende el recurso de revisión que el reglamento de evaluación le reconoce; la Empresa le entrega esa información al centro dentro de los cinco días hábiles siguientes a que se la pida, y a la autoridad judicial o administrativa competente cuando la requiera. La corrección de una calificación es un acto del centro conforme a ese reglamento; el Servicio registra quién la hizo y cuándo y, si el periodo estaba cerrado, su motivo.

Cómo ejercerlos

El ejercicio de estos derechos es gratuito. Para los datos de la base de datos del centro educativo (los suyos como estudiante, familiar o personal del centro, y los de las personas menores de edad que usted representa legalmente), diríjase primero al centro, que es el responsable: puede ver y corregir muchos de ellos desde su propia cuenta, y la dirección puede atender el resto dentro de los plazos de la Ley 8968. Si prefiere escribirnos a nosotros, remitiremos su solicitud al centro dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le informaremos por escrito a quién la remitimos, que el centro debe resolverla dentro de los cinco días hábiles que fija la Ley 8968 y que, si no lo hace, puede acudir a la PRODHAB. Si el centro nos instruye bloquear o eliminar esos datos, o una autoridad competente nos lo ordena, lo hacemos sin demora y lo documentamos.

En tres casos la Empresa no se limita a remitir la solicitud:

• Una imagen o un dato de una persona menor de edad que está en edubo sin autorización. Además de remitir su solicitud al centro, inhabilitamos de inmediato el acceso a esa imagen o a ese dato, conforme a la cláusula 13.7 de los Términos de Servicio.
• Una persona que figura como autorizada a retirar a una persona estudiante, o una restricción que el centro debería registrar. Remitimos su solicitud a la dirección del centro dentro del día hábil siguiente a recibirla, conservamos constancia de la remisión y le informamos lo que el centro respondió, conforme a la cláusula 13.7 de los Términos de Servicio.
• Los datos de su propia relación de trabajo con el centro (un permiso, una incapacidad, una licencia), cuando prefiera no presentar la solicitud ante la dirección de su centro. Puede presentarla directamente a la Empresa y, dentro de los cinco días hábiles siguientes, le entregamos una copia de los datos que el Servicio guarda sobre usted y, en lo que nuestros registros permitan saberlo, quién abrió su comprobante y cuándo. Remitimos al centro únicamente lo que requiere su decisión como responsable (una rectificación, una supresión, la revocación de un consentimiento) y se lo informamos.

Para los datos de los que la Empresa es responsable (su cuenta, sus sesiones, su aceptación de los Términos, sus pagos), escríbanos a los datos de la sección 14 indicando quién es usted, qué pide y cómo podemos contactarle. Para proteger sus datos podemos pedirle que acredite su identidad (por ejemplo, con una copia de su documento) y, si actúa por una persona menor de edad, que acredite que ejerce su representación legal. Resolveremos su solicitud de acceso dentro de los cinco días hábiles siguientes a recibirla completa, y las de rectificación, actualización, supresión y revocación del consentimiento dentro del mismo plazo, salvo que una ley fije uno distinto; si no podemos atenderla, le diremos por escrito por qué. Los plazos de esta sección corren desde que la solicitud llega a la Empresa: mientras el correo del encargado de privacidad no esté publicado en la sección 1.3, la Empresa no tiene un canal propio para recibir solicitudes, y una solicitud presentada a través de la dirección de un centro corre desde que la dirección la hace llegar.

Lo que la ley no permite borrar

Algunos datos no pueden suprimirse mientras exista una obligación legal de conservarlos o un interés legítimo prevalente: el historial escolar de un estudiante (asistencia, calificaciones, actas), cuya conservación es un deber del centro conforme a la normativa educativa y sobre el cual decide el centro, como responsable, sin que la Empresa lo borre por su cuenta; las bitácoras de auditoría; las constancias de aceptación de quien tiene capacidad para contratar (las de una persona estudiante menor de edad siguen la sección 9); los comprobantes electrónicos y registros de pago; y el contenido conservado como prueba a pedido de una autoridad. En esos casos, el derecho se atiende limitando el acceso y el uso de esos datos a lo que la ley exige.

La PRODHAB

Si considera que sus derechos no fueron respetados, puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), órgano del Ministerio de Justicia y Paz de Costa Rica (www.prodhab.go.cr), sin perjuicio de las demás acciones que la ley le reconozca.

11. Cookies y almacenamiento en el dispositivo

edubo usa únicamente lo estrictamente necesario para funcionar:

• En la web, una cookie de sesión (httpOnly, acotada a la ruta de autenticación) que guarda el token de renovación de su sesión durante hasta 30 días, y el almacenamiento local del navegador para el token de acceso, para preferencias de uso (la pestaña abierta, un filtro, un borrador sin enviar, el pupilo elegido) y para las listas de asistencia que una docente marcó sin señal hasta que se suben. Nada de eso sale de su navegador ni lo lee ningún tercero.
• En la App, el almacén seguro del teléfono (Keychain o Keystore) para el token de renovación y el identificador de la instalación.

No usamos cookies de publicidad, de seguimiento ni de análisis de terceros, ni en la portada pública ni dentro del Servicio. Si alguna vez incorporamos una herramienta de medición, actualizaremos esta Política y, cuando la ley lo exija, pediremos su consentimiento.

12. Comunicaciones que recibirá

Puede recibir tres tipos de comunicaciones relacionadas con edubo:

• Del Servicio sobre su cuenta: una clave temporal, un enlace para volver a entrar, un aviso de seguridad o un cambio sustancial de estos documentos. Son necesarias y no puede desactivarlas mientras tenga cuenta.
• Del centro educativo: los mensajes, comunicados, citaciones y avisos automáticos que el centro decida enviarle a través de edubo. Se muestran dentro de su cuenta, que es el canal garantizado, y, cuando el plan y la configuración lo permiten, además por correo electrónico, mensaje de texto o WhatsApp al contacto que el centro registró. El centro activa esos canales como responsable, con la autorización que usted le da (Anexo B), y usa su correo y su número únicamente para eso; la Empresa los usa solo para enviar los avisos del centro y las comunicaciones de la cuenta, nunca para publicidad. Para dejar de recibirlos por un canal, pídalo al centro en cualquier momento o use la opción de baja del mensaje cuando el canal la admita: apagarlos no le quita ningún acceso ni ninguna información. Un aviso puede no entregarse y no es una notificación formal del centro ni un canal para emergencias (cláusulas 11.6 y 14 de los Términos).
• De la Empresa sobre edubo: novedades o información comercial, únicamente al personal docente y de dirección que haya aceptado recibirlas, y siempre con la opción de darse de baja. Nunca enviamos comunicaciones comerciales a familias ni a estudiantes.

En la App, las dos primeras pueden llegarle además como avisos en el teléfono, solo si usted los activa: dicen qué pasó y de quién, nunca el contenido de un mensaje, y puede apagarlos por tipo desde la App o desde la configuración del teléfono, sin perder ningún acceso.

13. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en el Servicio, en la ley o en nuestros proveedores. Cada versión lleva la fecha en que entra en vigencia, publicada en esta página. Los cambios sustanciales se avisan con al menos quince (15) días de antelación dentro del Servicio o por correo electrónico, y para seguir usando edubo deberá aceptar la nueva versión al iniciar sesión; mientras no lo haga, rige la versión que aceptó. Un cambio en la lista de subencargados se avisa a los centros con al menos treinta (30) días de antelación. Si el cambio afecta la base de datos de un centro, avisamos además al centro para que informe a sus familias. Ningún cambio reduce los derechos que la Ley 8968 le reconoce ni amplía los fines del tratamiento sin su consentimiento.

14. Contacto

Para ejercer sus derechos, hacer una consulta sobre esta Política o reportar un problema o un incidente de seguridad, use los datos de la sección 1.3. Si pertenece a un centro educativo, recuerde que para los datos del centro el primer camino es su dirección.

Si descubre una vulnerabilidad de seguridad en edubo, le pedimos que nos la reporte de forma responsable por el mismo canal; acusaremos recibo dentro del día hábil siguiente y la atenderemos con prioridad.